Anleitungen
Die wichtigsten Handgriffe.
Kurz und Schritt für Schritt erklärt – für die Baustelle und fürs Büro.
Für die Baustelle
Alles, was deine Leute unterwegs brauchen.
Baustelle2 MinZum ersten Mal anmelden
Du bekommst von uns einen Link und deine Zugangsdaten. Mehr brauchst du nicht.
- 1Link auf dem Handy öffnen. Es ist keine Installation aus dem App-Store nötig.
- 2E-Mail-Adresse eingeben und weiter tippen.
- 3Passwort eingeben und anmelden.
- 4Die Seite zum Startbildschirm hinzufügen, dann öffnet sie sich künftig wie eine App.
Tipp: Passwort vergessen? Auf der Anmeldeseite steht ein Link dafür, du brauchst nicht im Büro anzurufen.
Baustelle1 MinEin- und ausstempeln
Der häufigste Handgriff des Tages. Zwei Tipper morgens, einer abends.
- 1Unten auf "Zeit" tippen, dann auf "Stempeln".
- 2Projekt auswählen, auf das du heute arbeitest.
- 3Tätigkeit wählen, zum Beispiel Baustelle oder Anfahrt.
- 4Auf "Anstempeln" tippen. Der Timer läuft jetzt sichtbar mit.
- 5Am Feierabend auf "Abstempeln" tippen. Die Pause rechnet HAWEOS selbst dazu.
Tipp: Kein Netz auf der Baustelle? Stempeln funktioniert trotzdem, die Zeiten werden übertragen sobald du wieder Empfang hast.
So sieht das in der App aus
Baustelle3 MinZeit nachtragen oder korrigieren
Vergessen zu stempeln oder eine falsche Zeit erwischt? Beides lässt sich nachholen.
- 1Unter "Zeit" auf "Stempeln" gehen und "Zeit manuell eintragen" wählen.
- 2Tag, Beginn und Ende eintragen, dazu Projekt und Tätigkeit.
- 3Speichern. Der Eintrag steht dann in deiner Übersicht.
- 4Für eine Änderung an einem älteren Tag den Bereich "Korrekturen" öffnen.
Tipp: Liegt der Tag länger zurück, fragt HAWEOS nach einem Grund. Das ist Absicht, damit im Büro nachvollziehbar bleibt, was geändert wurde.
Baustelle2 MinUrlaub oder Krankheit melden
Kein Zettel, der im Büro liegen bleibt.
- 1Unter "Zeit" den Punkt "Abwesenheiten" öffnen.
- 2Neue Abwesenheit anlegen und die Art wählen, zum Beispiel Urlaub oder Krankheit.
- 3Zeitraum eintragen und absenden.
- 4Der Antrag landet direkt beim Chef und du siehst den Status in der App.
Baustelle2 MinBaustellenfotos und Dokumente ablegen
Fotos gehören ans Projekt, nicht in den privaten Chat.
- 1Auf "Projekte" tippen und das richtige Projekt öffnen.
- 2Den Bereich für Dateien wählen.
- 3Foto aufnehmen oder eine Datei vom Handy hochladen.
- 4Nach dem Hochladen liegt die Aufnahme beim Projekt und ist auch im Büro verfügbar.
Tipp: Wird ein Upload durch eine instabile Verbindung unterbrochen, setzt HAWEOS ihn bei bestehender Verbindung an der unterbrochenen Stelle fort.
Baustelle3 MinBautagebuch führen und vom Kunden bestätigen lassen
Arbeiten, Besonderheiten und der nächste Schritt bleiben gemeinsam dokumentiert. Ist der Kunde vor Ort, kann er den Eintrag direkt bestätigen.
- 1Auf "Projekte" tippen und das Projekt öffnen, das Bautagebuch ist gleich offen.
- 2Neuen Eintrag anlegen und aufschreiben oder diktieren, was gemacht wurde.
- 3Wenn nötig Probleme und den nächsten Schritt festhalten, Fotos und verbautes Material kommen mit dazu.
- 4Steht der Kunde daneben: "Unterschrift erfassen" wählen und ihn auf dem Handy unterschreiben lassen.
- 5Für den Auftraggeber lässt sich das Bautagebuch als PDF über einen Zeitraum erzeugen.
Tipp: Die Unterschrift funktioniert auch ohne Empfang. Sie wird auf dem Gerät gesichert und übertragen, sobald wieder Netz da ist. Ändert im Büro jemand den Eintrag, während der Kunde unterschreibt, meldet die App den Konflikt statt die Unterschrift stillschweigend an einen anderen Text zu hängen.
Baustelle2 MinDen Assistenten benutzen
Statt Formulare auszufüllen, sagst du einfach, was war.
- 1Auf "Assistent" tippen.
- 2Eintippen oder diktieren, was du gemacht hast, in ganz normalem Deutsch.
- 3Der Assistent zeigt dir, was er eintragen will, zum Beispiel Zeiten, Material oder einen Bautagebucheintrag.
- 4Angaben prüfen und auf "Bestätigen" tippen. Passt etwas nicht, wählst du "Anpassen".
Tipp: Der Assistent fragt nach, wenn ihm etwas fehlt, statt zu raten. Erst dein Tipp auf Bestätigen speichert etwas.
So sieht das in der App aus
War heute von 8 bis 12 auf der Wärmepumpe, Schlitze gefräst und 30 Meter Kabel verlegt
Zeiteintrag erstellen
Prüfe kurz die Angaben und bestätige dann die Aktion.
- Datum
- 19.08.2026
- Von
- 08:00
- Bis
- 12:00
- Projekt
- Einbau Wärmepumpe
- Notiz
- Schlitze gefräst, 30 m Kabel verlegt
Baustelle3 MinMaterial anfordern und bestellen
Fehlendes Material meldest du aus der App, statt im Büro anzurufen.
- 1Den Bereich "Lager" öffnen.
- 2Eine Materialanforderung anlegen und das Projekt wählen.
- 3Artikel und Menge angeben und absenden.
- 4Die Anforderung absenden. Das Büro kann sie anschließend prüfen und weiterbearbeiten.
Fürs Büro
Die kaufmännische Seite, Schritt für Schritt.
Büro5 MinAngebot schreiben
Vom leeren Blatt zum fertigen PDF.
- 1Im Bereich "Finanzen" auf "Angebote" gehen und ein neues Angebot anlegen.
- 2Kunde und Projekt auswählen.
- 3Positionen hinzufügen, entweder aus dem Produktkatalog oder als freien Text.
- 4Mengen und Preise prüfen, das Angebot rechnet die Summen selbst.
- 5Angebot als PDF erzeugen und an den Kunden schicken.
Tipp: Schneller geht es über den Assistenten: Sag ihm Kunde, Artikel und Stunden, dann legt er das Angebot zur Bestätigung vor.
So sieht das in der App aus
Angebot erstellen
Prüfe kurz die Angaben und bestätige dann die Aktion.
Büro3 MinAus dem Angebot eine Rechnung machen
Nichts abtippen, nichts doppelt pflegen.
- 1Das angenommene Angebot öffnen.
- 2Die Übernahme in eine Rechnung starten.
- 3Positionen prüfen und bei Bedarf anpassen.
- 4Rechnung festschreiben und als PDF versenden.
Tipp: Für Behörden und größere Auftraggeber lässt sich die Rechnung im elektronischen Format erzeugen, das dort inzwischen verlangt wird.
Büro3 MinZahlung erfassen und offene Posten im Blick behalten
Wer hat gezahlt, wer nicht, und wo lohnt sich die Mahnung.
- 1Im Bereich "Finanzen" auf "Offene Posten" gehen.
- 2Oben nach Fälligkeit filtern: aktuell, bald fällig oder überfällig.
- 3Die Rechnung antippen und "Zahlung erfassen" wählen.
- 4Betrag und Datum eintragen, Teilzahlungen sind möglich. Der offene Restbetrag rechnet sich mit.
- 5Bleibt eine Rechnung offen, siehst du an der Zeile, in welcher Mahnstufe sie steht.
Tipp: Bei einem Kunden, mit dem gerade eine Ratenzahlung läuft, setzt du eine Mahnsperre. Dann bleibt er in der Liste, bekommt aber keine Mahnung.
Büro5 MinMonatsabschluss an den Steuerberater geben
Einmal im Monat, statt Belege zu sortieren und Zahlen abzutippen.
- 1Einmalig in den Einstellungen den Kontenrahmen wählen, SKR03 oder SKR04, dazu Berater- und Mandantennummer von deinem Steuerberater.
- 2Im Bereich "Finanzen" den DATEV-Export öffnen und den Monat wählen.
- 3Den Buchungsstapel erzeugen und herunterladen.
- 4Wenn dein Steuerberater die Belege dazu möchte, das Beleg-Paket im selben Zug erzeugen.
- 5Beides an den Steuerberater geben, fertig.
Tipp: Die Übersicht zeigt dir, welcher Zeitraum schon einmal exportiert wurde. So schickst du denselben Monat nicht versehentlich zweimal.
Büro4 MinMitarbeiter auf Baustellen einteilen
Die Wochenplanung für das ganze Team an einer Stelle.
- 1Unter "Zeit" den Bereich "Einsatzplanung" öffnen.
- 2Die gewünschte Woche wählen.
- 3Mitarbeiter auf den passenden Tag und die passende Baustelle ziehen.
- 4Die Einteilung speichern. Die zugewiesenen Mitarbeiter können den Termin anschließend auf dem Handy aufrufen.
Tipp: Urlaub und Krankheit erscheinen direkt in der Plantafel, so verplanst du niemanden, der gar nicht da ist.
So sieht das in der App aus
Lieber einmal gezeigt bekommen?
Wir richten HAWEOS für dich ein und weisen dein Team persönlich ein. Video-Anleitungen zu allen Bereichen kommen nach und nach dazu.
Noch eine grundlegende Frage offen?
Im unverbindlichen Erstgespräch klären wir deine grundlegenden Fragen zu HAWEOS und schauen gemeinsam, welche Themen und Abläufe für deinen Betrieb aktuell relevant sind. Wenn HAWEOS grundsätzlich zu deinem Betrieb passt, vereinbaren wir anschließend einen separaten Termin für eine ausführliche Produktvorstellung.
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