Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

HAWEOS GmbH i. G.
Obere Hauptstraße 40
78573 Wurmlingen
E-Mail: info@haweos.de

2. Überblick

HAWEOS ist eine Software-as-a-Service-Plattform (SaaS) für Handwerksbetriebe zur Verwaltung von Arbeitszeiten, Baustellen, Dokumenten, Terminen und Teamkommunikation. Diese Datenschutzerklärung informiert die Nutzer der Plattform darüber, welche personenbezogenen Daten erhoben werden, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung erfolgt.

2a. Besuch dieser Webseite

Beim Aufruf dieser Webseite überträgt Ihr Browser technisch notwendige Daten an unseren Server, die dort in Server-Logdateien gespeichert werden: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge sowie Browser- und Betriebssystemangaben. Diese Daten dienen ausschließlich dem technischen Betrieb, der Fehlersuche und der Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und störungsfreien Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logdateien werden nach 14 Tagen gelöscht. Eine Zusammenführung mit anderen Daten oder eine Auswertung Ihres Verhaltens findet nicht statt.

Nehmen Sie per Telefon oder E-Mail Kontakt zu uns auf, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen Anfragen, sonst unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Welche Daten werden verarbeitet?

Die folgenden Daten fallen bei der Nutzung der Plattform an. Wir verarbeiten sie, um den Vertrag mit dem Betrieb zu erfüllen, der HAWEOS einsetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), und im Auftrag dieses Betriebs nach Art. 28 DSGVO. Soweit Beschäftigtendaten betroffen sind, stützt sich die Verarbeitung auf das Beschäftigungsverhältnis und das berechtigte Interesse des Betriebs an einer ordnungsgemäßen Betriebsorganisation (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

3.1 Benutzerkonto

• E-Mail-Adresse (Anmeldung, Kontakt)
• Anzeigename (Darstellung in der App)
• Benutzerrolle (Zugriffskontrolle)
• Passwort (gespeichert als BCrypt-Hash)

3.2 Zeiterfassung

• Arbeitszeiteinträge (Beginn, Ende, Pausen)
• Tätigkeitsart und Baustellenzuordnung
• Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub)

3.3 Dateien und Kommunikation

• Hochgeladene Dokumente und Fotos
• Kalendereinträge
• Chat-Nachrichten in Projekträumen

3.4 Technische Daten

• IP-Adresse (Verbindungsaufbau, Sicherheit)
• Zugriffszeitpunkt (Sicherheitsprotokollierung)
• Browser-/Gerätetyp (Kompatibilität)

4. Hosting und Datenspeicherung

Die Plattform wird bei der Hetzner Online GmbH betrieben. Jeder Mandant erhält eine eigene Datenbank sowie eigenen Dateispeicher und Kalender. Backups werden verschlüsselt in einem Objektspeicher innerhalb der EU abgelegt.

4a. Eingesetzte Dienstleister

Für die Funktionen des KI-Assistenten werden Eingaben und die dafür herangezogenen Betriebsdaten an die Scaleway S.A.S. übermittelt und dort verarbeitet. Die Verarbeitung findet in Frankreich und damit innerhalb der EU statt. Scaleway speichert die übermittelten Inhalte nicht (Zero Retention), sie werden ausschließlich zur Beantwortung der jeweiligen Anfrage verwendet und nicht zum Training von Modellen. Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU und des EWR findet nicht statt.

Eine vollständige Liste der eingesetzten Auftragsverarbeiter mit Sitz und Verarbeitungszweck stellen wir im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags bereit.

4b. Terminbuchung (Calendly)

Auf unserer Webseite bieten wir die Möglichkeit, einen Gesprächstermin über den Dienst Calendly der Calendly LLC mit Sitz in den USA zu buchen. Das dafür nötige Widget wird bewusst erst geladen, wenn Sie die Terminbuchung aktiv anklicken. Bis zu diesem Klick werden keine Daten an Calendly übertragen und keine Cookies von Calendly gesetzt.

Öffnen Sie die Terminbuchung, werden Ihre IP-Adresse sowie technische Angaben zu Browser und Gerät an Calendly übermittelt; die von Ihnen im Buchungsformular eingegebenen Daten (insbesondere Name, E-Mail-Adresse und Terminwunsch) werden dort zur Durchführung des Termins verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Ihre durch den Klick erteilte Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sowie die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Buchung eines Termins ist freiwillig: Sie erreichen uns jederzeit ebenso telefonisch oder per E-Mail.

5. Datensicherheit

• Alle Verbindungen über HTTPS/TLS
• Passwörter als BCrypt-Hash gespeichert
• AES-256-GCM-Verschlüsselung für Zugangsdaten
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle
• Tägliche automatische Backups (30 Tage Aufbewahrung)

5a. Wie lange wir Daten speichern

• Server-Logdateien dieser Webseite: 14 Tage
• Daten in der Plattform: für die Dauer des Vertrags mit dem Betrieb. Nach Vertragsende stehen sie 30 Tage zum Export bereit und werden anschließend gelöscht
• Backups: 30 Tage, danach werden sie überschrieben
• Rechnungen und steuerlich relevante Unterlagen: solange gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen (in der Regel 8 bis 10 Jahre)
• Anfragen per Telefon oder E-Mail: bis die Anfrage erledigt ist

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Nutzen Sie HAWEOS als Mitarbeiter eines Betriebs, wenden Sie sich zuerst an Ihren Arbeitgeber, denn er entscheidet über die Verarbeitung. Sie erreichen aber auch uns unter info@haweos.de.

Haben Sie in eine Verarbeitung eingewilligt, etwa durch das Öffnen der Terminbuchung, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

7. Cookies

Die Plattform verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Aufrechterhaltung der Anmeldesitzung und den CSRF-Schutz. Tracking-Cookies setzen wir nicht. Beim bloßen Aufruf dieser Webseite werden auch keine Cookies von Drittanbietern gesetzt; das gilt erst dann nicht mehr, wenn Sie die unter 4b beschriebene Terminbuchung selbst öffnen.

Die vollständige Datenschutzerklärung wird vor dem offiziellen Start von einem Datenschutz-Fachanwalt geprüft und hier veröffentlicht.